L’art de bien accueillir un nouvel employé

Après deux chroniques axées sur le recrutement, je me lance dans la suite logique : l’accueil et l’intégration. Trouver de nouveaux employés est si difficile! Il est donc primordial de leur démontrer notre appréciation en ayant préparé leur arrivée au sein de l’organisation.

Un rappel pour souligner l’importance de ce processus: plus rapidement un nouvel employé se familiarise avec son environne- ment, plus rapidement il devient autonome et à valeur ajoutée. C’est effectivement un grand investissement de temps à court terme, mais il devient extrêmement bénéfique à moyen et long terme.

Dans le processus d’accueil et d’intégra- tion, j’aime dire que tout se joue dans les premières minutes. C’est à ce moment que le candidat ressent l’essence de ce qu’on lui a vendu en entrevue et qu’il y aura un impact sur sa rétention.

Quel est le rôle des ressources humaines dans ce processus? Je crois qu’il est de la res- ponsabilité des ressources humaines d’être facilitant et de jouer un rôle d’intégrateur. En tant qu’intégrateur, le département des res- sources humaines doit s’assurer de la partici- pation de tous et il doit coordonner l’ensemble des parties prenantes. Pour moi, les ressources humaines sont responsables de mettre en place une pratique uniforme, efficace, efficiente et humaine. L’évolution de la procédure est une responsabilité des ressources humaines. Pour une pratique optimale, il faut consulter ceux qui en ont bénéficié.

ÉLÉMENTS À PRIVILÉGIER

Voici quelques éléments à inclure dans votre processus. Tout d’abord, contacter le candidat quelques jours avant son entrée en service pour lui exposer les détails de son arrivée. Ensuite, planifier l’heure d’arrivée du nouvel employé lorsque vous êtes disponibles et disposés à l’accueillir (par exemple : ne pas le faire venir à 8 heures si vous commencez à 8 heures. Il faut se laisser le temps d’arriver).

À son arrivée, faites-lui visiter les aires communes comme la cafétéria, les instal- lations, ainsi que le bureau ou le poste de travail, le cas échéant. Il faut aussi s’assurer d’avoir tous les outils de travail ainsi que la disponibilité des ressources de soutien pour faciliter l’utilisation des outils.

Il faut également remplir toute la paperasse en lien avec la paie et tout autre document concernant le dossier employé, ainsi que four- nir un guide de bienvenue ou un manuel de l’employé qui contient toutes les informations importantes sur l’entreprise, les procédures internes, les contacts utiles, etc.

PARRAINAGE

Une pratique que j’adore est de nommer un parrain ou une marraine pour faciliter l’intégration du nouvel employé. Pourquoi? Bien souvent, il est gênant de poser toutes nos questions à notre patron. Attention : une erreur à ne pas faire, c’est de nommer un parrain ou une marraine qui n’a pas le goût de jouer ce rôle!

Il est aussi recommandé de planifier des rencontres avec toutes les parties prenantes qui auront à collaborer avec le nouvel employé. De plus, le patron doit absolument voir son nouveau collaborateur pour exprimer ses attentes à court terme et les dossiers urgents ainsi que présenter le plan de formation et les façons de faire.

Toujours pour faciliter l’intégration, il est suggéré d’organiser, même dans un contexte de télétravail, un déjeuner, un dîner ou un 5 à 7 dans la première semaine. Il est préférable de faire un retour avec le nouveau collabo- rateur à la fin de la semaine de travail et de le questionner au sujet du déroulement, de ses forces, de ses faiblesses, des opportunités rencontrées, et en profiter pour veiller à son bien-être. J’ai tendance à le faire également à la fin de la première journée!

Il est recommandé de planifier des rencontres avec toutes les parties prenantes

qui auront à collaborer avec le nouvel employé.

RENCONTRE

Enfin, une pratique qui est appréciée est d’organiser une rencontre avec un haut diri- geant. Vous pouvez attendre un peu plus tard dans le processus et inviter plusieurs employés à cette rencontre.

Bien entendu, ces dernières lignes sont des bases pour un accueil et une intégra- tion facilitée. Il faut également s’assurer que la formation offerte au nouvel employé est structurée, c’est une clé dans l’accompagne- ment vers la réussite de vos employés et de votre entreprise.

DAVID DEVIN | CRHA
Collaboration spéciale